Bộ phần mềm quản lý phân phối bao gồm các khối chức năng chính:

Quản lý nhập hàng

Quản lý kho hàng

Quản lý phân phối thuốc

Quản lý đấu thầu thuốc

Hệ thống báo cáo

Các ứng dụng quản trị doanh nghiệp khác như: phần mềm quản trị nhân sự/ tiền lương, phần mềm quản lý tài sản,…

Chức năng quản lý mua (nhập) hàng

Quản lý thông tin nhà cung cấp

Quản lý thông tin và phân nhóm nhà cung cấp theo loại hàng hóa mà nhà cung ứng cung cấp.

Quản lý đầy đủ thông tin từ giá cung cấp theo số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng.

Quản lý thông tin thanh toán, lịch sử mua bán, lịch sử thanh toán của nhà cung cấp.

Quản lý kế hoạch mua hàng

Quản lý kế hoạch mua hàng dựa trên tính toán tự động vòng luân chuyển nguyên liệu/dược liệu – hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính tối ưu tồn kho cho dược liệu, hàng hóa.

Quản lý kế hoạch giao hàng phục vụ cho công tác chủ động lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu nhất cũng như có kế hoạch tài chính luôn tốt nhất.

Hỗ trợ lập đơn hàng từ nhiều nguồn số liệu: Lấy từ phiếu nhu cầu, lấy từ hợp đồng.

Quản lý đơn hàng mua hàng

Tự động tổng hợp danh mục, số lượng hàng (nguyên liệu, dược liệu) cần mua từ phiếu yêu cầu mua hàng của các đơn vị sản xuất.

Tự động tạo đơn hàng mua hàng dựa trên kê hoạch mua hàng của các đơn vị và tiến độ cung cấp của các nhà cung cấp

Quản lý tiến độ cung cấp hàng hóa

Theo dõi tiến độ cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp theo từng đơn hàng

Cảnh báo chậm tiến dộ

Quản lý hàng nhập kho

Tích hợp chức năng quản lý kho hàng giúp đơn giản hóa cho quá trình nhận hàng và nhập kho

Quản lý vị trí trong kho.

Quản lý thanh toán

Quản lý kế hoạch thanh toán cho từng đơn hàng

Quản lý lịch sử thanh toán với các nhà cung cấp

Quản lý hoàn tiền từ nhà cung cấp đối với các đơn hàng bị trả

Quản lý đổi trả hàng

Quản lý danh mục hàng hóa không đạt chất lượng càn trả lại nhà cung cấp

Tính toán chi phí nhập khẩu

Chức năng quản lý kho dược

Chức quản lý kho dược cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ cho việc quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý/theo dõi hàng hóa trong kho, quản lý xuất/nhập/tồn kho. Chức năng quản lý kho dược được thiết kế phù hợp với các đặc thù riêng của nghiệp vụ quản lý kho dược và tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn GSP. Cung cấp khả năng tích hợp với các thiết bị đọc mã vạch, QR code giúp cho việc nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa trở lên dễ dàng và chính xác. Chức năng quản lý kho cung cấp các tính năng:

Quản lý chuỗi kho

Cho phép tạo và quản lý nhiều kho trong cùng một hệ thống

Cho phép luân chuyển giữa các kho

Quản lý kho ảo

Trên mỗi kho vật lý khách hàng có thể tạo nhiều kho ảo, mỗi kho ảo tương ứng với một dự án hay một chủng loại thuốc.

Quản lý nhập kho

Quản lý địa điểm trong kho

Khi hàng mới về sẽ được sắp xếp vào kho

Quản lý danh mục hàng hóa trong kho, vị trí hàng trong kho

Quản lý xuất kho

Đảm bảo 2 quy tắc :

– FEFO: Hết hạn dùng trước – xuất trước

– FIFO:  Nhập trước – xuất trước

Quản lý luân chuyển nội bộ

Sắp xếp các hàng hóa vào kho

Đưa hàng hóa đến nhưng nơi để thực hiện giao dịch

Phế liệu

Bốc dỡ hàng hóa

Quản lý kiểm kê kho

Chạy lệnh ( kiểm tra các quy tắc cung ứng để đảm bảo kho không bị thiếu hụt hàng hóa)

Báo cáo tồn kho

Tích hợp chức năng quét mã vạch, quét QR code

Chức năng quản lý đại lý phân phối

Danh mục, thông tin đại lý

Quản lý danh mục đại lý

Quản lý thông tin đại lý như: đại chỉ, đăng ký kinh doanh, người đại diện, tài khoản thanh toán,…

Quản lý lịch sử mua hàng, lịch sử thanh toán của đại lý

Quản lý danh mục thuốc theo từng đại lý

Quản lý danh mục các thuốc mà từng đại lý phân phối

Theo dõi được kế hoạch đặt hàng, nhập hàng của từng đại lý hay của toàn bộ các đại lý

Quản lý báo giá đang thực hiện với đại lý

Quản lý đơn đặt hàng của đại lý

Quản lý lịch giao hàng cho từng đại lý

Quản lý kế hoạch giao hàng cho từng đại lý

Theo dõi được doanh thu, doanh số theo từng đại lý, từng tỉnh thành, từng khu vực.

Theo dõi doanh thu, doanh số của từng đại lý

Tổng hợp doanh thu, doanh số theo vùng địa lý

Theo dõi, quản lý công nợ của các đại lý

Theo dõi chương trình khuyến mãi áp dụng cho từng đại lý

Báo cáo doanh thu, doanh số, theo từng đại lý, từng tỉnh thanh, cho phép theo dõi báo cáo tổng hợp hoặc báo cáo theo từng loại thuốc.

Chức năng quản lý đấu thầu thuốc

Chức năng quản lý đấu thầu thuốc giúp doanh nghiệp quản lý được toàn bộ quá trình đấu thầu từ: chuẩn bị hồ sơ thầu, trào thầu, ký hợp đồng, quản lý tiến độ cung cấp, tiến độ thanh toán. Đây cũng sẽ là cơ sở dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp lưu lại thông tin về toàn bộ các đợt đấu thầu, ký hợp đồng, giúp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin.

Chức năng quản lý đấu thầu thuốc cung cấp các tính năng:

Quản lý danh mục khách hàng (danh mục bệnh viện, phòng khám, sở ý tế,… thực hiện đấu thầu thuốc)

Quản lý kế hoạch đấu thầu

Quản lý hồ sơ thầu

Quản lý hợp đồng cung ứng

Quản lý tiến độ giao hàng

Quản lý tiến độ thanh toán

Tích hợp chức năng mua hàng để theo dõi tiến độ nhập hàng cho từng hợp đồng