Search News Posts

Validating credentials, please wait...
Giải pháp quản trị thông minh BI

Theo nhận định chung thì các nhà lãnh đạo trong một tổ chức, mỗi ngày có thể phải đưa ra hàng trăm quyết định khác nhau. Vì vậy, để đưa ra quyết định vừa hợp lý, vừa kịp thời người lãnh đạo không những phải nắm vững tình hình nội bộ đơn vị mình mà còn phải nắm được tình hình khách hàng, đối thủ cạnh tranh ở nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, có một thực tế là thông tin thường nằm rải rác ở nhiều hệ thống khác nhau nên việc tập hợp luôn là thách thức đối với người lãnh đạo, ngoài ra việc phải sàng lọc các thông tin có chất lượng, giá trị trước nhiều nguồn thông tin khác nhau cũng khiến các nhà lãnh đạo gặp nhiều áp lực trong công việc của mình. Để giải quyết vấn đề này, việc ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý doanh nghiệp đã phần nào giúp ích các doanh nghiệp trong việc hoạch địch nguồn lực của doanh nghiệp từ đó trợ giúp cho việc ra quyết định của nhà lãnh đạo.

Việc quản lý ngày càng phức tạp theo thời gian do sự gia tăng nhanh chóng khối lượng giao dịch hàng ngày, số lượng hàng hóa, nhân viên, dữ liệu thông tin… như trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối hàng tiêu dùng. Việc gia tăng dung lượng thông tin đến chóng mặt của các Doanh nghiệp từ megabytes lên đến gigabytes hoặc tetrabytes hay quadrillion bytes. Đây là những vấn đề lớn mà rất nhiều Doanh nghiệp không chỉ ở Việt Nam mà trên thế giới đang phải tốn rất nhiều chi phí và thời gian để có được thông tin quản trị quyết định cần thiết. BI là một giải pháp giúp các doanh nghiệp xử lý các vấn đề trên!

BI là gì?

BI- Business Intelligence (tạm dịch là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh) là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức/doanh nghiệp khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng, thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự… và phân tích/sử dụng các dữ liệu đó thành các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định. Một hệ giải pháp BI đầy đủ thường có một kho dữ liệu tổng hợp (datawarehouse) và các bộ báo cáo, bộ chỉ tiêu quản lý hiệu năng tổ chức (Key Perfomance Indicators – KPIs), các dự báo và phân tích giả lập (Balance Scorecards, Simulation and Forecasting…).

Hiện nay đa số các đơn vị tổ chức đã có ứng dụng CNTT vào các hoạt động của mình đó là các hệ thống quản trị doanh nghiệp như ERP, CRM, HCM… Đầu ra của các hệ thống này đã là các dữ liệu sẵn sàng phục vụ việc phân tích. Tuy nhiên, đối với nhiều đơn vị, việc khai thác các dữ liệu này chưa được chú trọng nên chỉ dừng ở các yêu cầu kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn thuần của các phòng ban. Bên cạnh đó khá nhiều thông tin quan trọng cho người ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược đã bị bỏ qua do thiếu công cụ tổng hợp, phân tích, “móc nối” các dữ liệu sẵn có, hoặc do người lãnh đạo đơn vị không nhìn nhận khả năng này nên không đặt ra yêu cầu với hệ thống CNTT. Xét ở góc độ đầu tư thì đây là sự lãng phí lớn.

Xuất phát từ thực tế đó có thể dễ dàng nhận thấy, BI cần cho mọi tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp dữ liệu và phân tích thông tin. Đối với nhà quản lý, đây là hệ thống phân tích hoạt động doanh nghiệp, tổ chức chính xác và toàn diện nhất do thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn trong đơn vị. Giả sử khi chưa sử dụng BI, các đơn vị sẽ không có được các kết quả ngay,  khi đó có thể tốn kém một khoản chi phí cho việc khảo sát, nghiên cứu, tìm tòi mới có được kết quả. Nhưng khi sử dụng BI thì sẽ thấy được ích lợi và dễ dàng có ngay thông tin phân tích quản lý, để trả lời các câu hỏi như: Khách hàng quan trọng nhất của Doanh nghiệp hiện nay là ai?; Thị trường nào đang mang lại tỷ trọng lợi nhuận chính?…

Tích hợp BI vào hệ thống quản trị như nào?

Ở mức hệ thống, BI là khâu cuối cùng của các giải pháp quản trị như ERP, CRM, HCM… Nghĩa là chỉ khi các hệ thống quản trị thông tin này đi vào vận hành, khai thác thì BI mới phát huy được công việc của mình. Nó được khai thác song song với các phân hệ báo cáo của đơn vị.

Ví dụ: Tổng cục Thuế có sử dụng hệ thống hỗ trợ người nộp thuế qua điện thoại contact center. Bình thường, hệ thống này chỉ kết nối và trả lời tự động yêu cầu của người nộp thuế. Thông thường hiện tại hệ thống chỉ khai thác dữ liệu đơn thuần từ hệ thống quản trị, do đó khi nhà lãnh đạo cần cung cấp một số phân tích ngành sẽ rất khó cho đơn vị cung cấp báo cáo, khi đó người lập báo cáo sẽ phải truy cập hệ thống, thống kê các dữ liệu, tìm hiểu thêm các dữ liệu trung gian rồi từ đó mới lập báo cáo. Như vậy dữ liệu không theo thời gian thực sẽ làm sai lệch báo cáo do thời điểm khác nhau…

Tuy nhiên, khi hệ thống contact center được khai thác cùng BI, thì BI sẽ rất nhanh chóng đưa ra các số liệu phân tích trợ giúp như đưa ra các chỉ số cho biết tỷ lệ người nộp thuế theo các trọng số như người nộp thuế thu nhập cao, người nộp thuế thu nhập thấp… hay các thống kê trình độ của các đối tượng nộp thuế ở các mức khác nhau, hay thống kê xem người nộp thuế gặp vướng mắc nhiều ở những nội dung nào v.v. trong khoảng thời gian nhất định. Khi đó dữ liệu này từ BI sẽ là đầu vào cho hệ contact center, có tác động ngược lại cho contact center, khiến hệ thống này, từ chỗ chỉ là một trung tâm nhận và trả lời các cuộc điện thoại của người nộp thuế, phát triển thành một trung tâm thông tin đa kênh. Những thông tin này sẽ được hệ BI chia sẻ tới nhiều bộ phận trong Tổng cục và giúp cho Tổng cục Thuế ngày càng gần lại với người nộp thuế hơn.

Công cụ BI được sử dụng để truy xuất, phân tích, tổng hợp và xử lý tức thì trên hệ thống kho dữ liệu (data warehouse) của tổ chức như dữ liệu của bộ phận tài chính kế toán, sản xuất, kinh doanh bán hàng, kế hoạch, hoặc marketing… theo thời gian thực. Do đó cho phép các đơn vị tổ chức có cái nhìn tức thời và chính xác về tình hình của đơn vị mình trong từng thời điểm. Từ đó có các quyết định chính xác.

Khi triển khai BI tổ chức, doanh nghiệp sẽ được lợi ích gì?

Tiết kiệm chi phí

Thông thường một doanh nghiệp muốn biết được lý do vì sao kết quả kinh doanh tháng này giảm so với tháng trước, Nhà lãnh đạo thường phải tìm hiểu qua nhiều kênh thông tin khác nhau từ phòng kế toán tới phòng kinh doanh, nhiều khi tiêu tốn khá nhiều thời gian, nguồn lực. Còn với giải pháp BI, tận dụng ưu thế có thể phân tích sâu theo nhiều chiều, người lãnh đạo có thể tìm ngay được nguyên nhân bị giảm doanh thu là do đâu, cụ thể vùng miền nào mà không cần nhờ đến bất cứ ai. Trong bối cảnh hiện nay, việc giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh gọn thông tin được coi như một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Thông qua việc thu thập thông tin về số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí, số khách hàng mới, số sản phẩm bán được… của các chương trình khuyến mãi, quảng cáo hệ thống BI sẽ đưa ra báo cáo phân tích về mức độ hiệu quả của chương trình, từ đó người lãnh đạo sẽ biết được chương trình  theo mô hình nào mang lại hiệu quả cao nhất để áp dụng lại cho những lần sau.

Trong đơn vị có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh được tổ chức thành nhiều cấp nên việc đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác thường khó khăn và tốn nhiều thời gian. Để đánh giá đúng phải dựa trên nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng mới tìm được, và phải có trọng số riêng cho từng kênh bán hàng.. Với sự hỗ trợ của BI, NQT có thể đo lường nhiều tiêu chí đánh giá, từ đó có những quyết định thưởng phạt chính xác.

Nắm bắt thông tin khách hàng ở nhiều góc độ khác nhau sẽ giúp Doanh nghiệp  phục vụ khách hàng tốt hơn. Hệ thống BI cung cấp cho Doanh nghiệp cái nhìn tổng thể về khách hàng bằng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu… để Doanh nghiệp có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đông nhất.

Đánh giá đối thủ cạnh tranh trong ngành, mở rộng thị phần

Việc áp dụng BI đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đặc biệt hữu ích trong việc đánh giá thị trường trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nhà lãnh đạo không những phải nắm rõ tình hình của công ty mình mà cần phải đánh giá được tiềm lực của đối thủ cạnh tranh trong ngành, nắm được danh sách những khách hàng tiềm năng để mở rộng thị phần, tìm kiếm thêm khách hàng mới. Thông qua việc thu thập thông tin từ bên ngoài Doanh nghiệp, BI có thể đưa ra báo cáo so sánh (benchmark) phần trăm doanh thu, số khách hàng… của Doanh nghiệp so với các đối thủ khác trong ngành.

Hoặc khi đối thủ tung ra một chương trình khuyến mãi nào đó, Doanh nghiệp sử dụng BI để đo lường doanh thu và số khách hàng của mình, từ đó đối chiếu với mức độ lôi cuốn của chương trình, nếu số khách hàng giảm đáng kể nhưng doanh thu vẫn không giảm nhiều chứng tỏ chương trình của đối thủ chỉ thu hút những khách hàng có giá trị thấp, và ngược lại là chương trình thành công. Từ đó Doanh nghiệp có thể học được ở đối thủ và có những hành động để kéo những khách hàng có giá trị cao về phía mình.

Vấn đề quan trọng trong quy trình kinh doanh bán hàng là khả năng nắm bắt thông tin về ai đã bán cái gì cho ai và khi nào. Với bảng ma trận đơn giản nêu trên, việc thiết lập các báo cáo bán hàng về số thực bán, dự báo và kế hoạch bán hàng sẽ có thể mất vài giờ, thậm chí vài ngày nếu thực hiện thủ công trên excel hoặc tổng hợp trên văn bản giấy do mất nhiều thời gian thiết lập báo cáo, kiểm tra, so sánh đối chiếu các số liệu. Đây là điều thường xảy ra ở rất nhiều Doanh nghiệp không có hệ thống quản lý hiệu quả. Và quan trọng hơn là các số liệu báo cáo luôn có độ sai lệch lớn giữa các bộ phận, các nhân viên bán hàng và nhà quản lý sẽ không biết số liệu nào là đáng tin cậy.

Với ứng dụng công cụ BI tích hợp trên một hệ thống quản trị Doanh nghiệp ERP, các nhà quản lý có thể nhanh chóng tạo ngay các báo cáo quản trị tại mọi thời điểm và ở các cấp độ quản lý khác nhau một cách nhất quán. Lúc đó, các nhà quản lý không cần phải mất nhiều thời gian tìm gặp các giám đốc phòng ban hoặc giám đốc kinh doanh để thu thập các báo cáo và tình hình kinh doanh vì đã có sẵn trên hệ thống với nhiều góc nhìn và phân tích khác nhau. Chỉ với vài cái nhấp chuột, nhà quản lý các cấp có thể có được ngay các báo cáo phân tích và quản trị cần thiết (xem bảng).

Điều này giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí rất lớn trong điều hành sản xuất kinh doanh cũng như nâng cao hiệu quả làm việc cho toàn Doanh nghiệp ở mọi góc độ quản lý.

Ví dụ: Nghiên cứu bằng việc ứng dụng công cụ BI, công ty dược phẩm lớn Glaxo Wellcome (Mỹ) đã cắt giảm thời gian chuẩn bị báo cáo kế hoạch bán hàng của đội ngũ bán hàng gồm 200 người từ 6 ngày xuống còn vài giờ, tương đương tiết kiệm 1.000 ngày bán hàng mỗi quý.

Kết luận

Có thể nói, việc ứng dụng công cụ BI sẽ là một bước phát triển tiếp theo của các đơn vị tổ chức sau khi đã ứng dụng hiệu quả hệ thống quản trị. Việc ứng dụng BI ở các đơn vị trợ giúp cho các đơn vị tổ chức trong việc phân tích các dữ liệu cơ sở để tạo báo cáo chuyên môn và trợ giúp cho quá trình quyết định của các đơn vị đạt hiệu quả cao. Lợi ích khi ứng dụng BI mang đến không chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà còn nằm ở các đơn vị hành chính, cần dự báo và hoạch định chiến lược như Bộ Tài chính.

(Kiều Linh, Tổng cục thuế)


Lego-ERP là một nền tảng quản trị doanh nghiệp, cung cấp một giải pháp thống nhất/tập trung cho toàn bộ các nghiệp vụ quản lý & điều hành tại doanh nghiệp. Lego-ERP được thiết kế theo kiến trúc lắp ghép các khối chức năng (tương tự mô hình Lego), cho phép dễ dàng triển khai tích hợp từng khối hoặc tích hợp nhiều khối chức năng trên cùng một nền tảng phần mềm.Lego -ERP chú trọng tới nâng cao trải nghiệm người dùng, giúp cho việc sử dụng và thao tác trên phần mềm Lego-ERP thực sự đơn giản, dễ dàng, hướng tới sự thuận lợi tối đa cho người sử dụng. Lego-ERP cung cấp cho khách hàng:

Một phần mềm thống nhất cho mọi nghiệp vụ: Lego-ERP là một nền tảng quản trị doanh nghiệp, cung cấp toàn bộ các nghiệp vụ cần thiết mà doanh ghiệp cần, từ: quản lý nhân sự & tiền lương, kế toán, tài chính, quản lý tài sản, quản lý dự án, quản lý công việc, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý đối tác, quản lý kênh phân phối, quản kho, quản lý sản xuất,…. Lego-ERP được đóng gói theo các phân hệ, mỗi phân hệ sẽ phù hợp với một hoặc vài nhóm khách hàng khác nhau. Với khả năng quản lý được toàn bộ các thông tin, nghiệp vụ của doanh nghiệp, nhờ đó Lego-ERP có khả năng cung cấp được các báo cáo tổng hợp theo dõi được toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.

Dễ dàng triển khai, tích hợp: Với thiết kế Lego, phần mềm Lego-ERP cung cấp khả năng tùy biến cao, cho phép doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai/ứng dụng từng phân hệ, từng nghiệp vụ theo từng giai đoạn khác nhau. Nhờ đó việc triển khai/áp dụng ERP cho doanh nghiệp có thể được triển khai cho từng bộ phận, theo từng giai đoạn, giúp doanh nghiệp chia nhỏ được độ phức tạp và khối lượng công việc cần thực hiện khi triển khai ERP.

Dễ dàng tùy chỉnh: Được thiết kế theo kiến trúc module, Lego-ERP cho phép dễ dàng tùy chỉnh các chức năng của phần mềm theo các quy trình/nghiệp vụ riêng của  từng doanh nghiệp. Nhờ đó Lego-ERP vừa đáp ứng được các quy trình, tiêu chuẩn chung của ngành dược, vừa phù hợp với đặc thù riêng của từng doanh nghiệp

Sử dụng đơn giản: Lego-ERP được phát triển theo hướng chú trọng tới trải nghiệm người dùng, nhờ đó hệ thống cung cấp các giao diện đơn giản, dễ dang sử dụng, dễ dang tương tác cho mọi đối tượng người dùng.

Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Lego-ERP cung cấp cả ứng dụng Web và Mobile App, nhờ vậy bạn có thể sử dụng phần mềm mọi lúc, mọi nơi, với mọi loại thiết bị.

An toàn, bảo mật: phần mềm Lego-ERP cung cấp chức năng role-based access control cho phép quản lý truy nhập, phân quyền sử dụng dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Phần mềm Lego-ERP cho phép phần quyền truy nhật tới từng trường thông tin, giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối với các thông tin, dữ liệu được quản lý trên hệ thống.

Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất Dược (Lego-ERP Smart Factory) là giải pháp tối ưu cho việc tự động hóa nhà máy sản xuất dược, Lego-ERP Smart Factory sẽ giúp doanh nghiệp:

Chuẩn hóa toàn bộ quy trình sản xuất, kiểm soát các quá trình sản xuất: Nhờ được thiết kế chuyên biệt cho các nhà máy sản xuất dược, Lego-ERP Smart Factory đã được xây dựng sẵn toàn bộ các quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm cho các nhà máy sản xuất dược.

Tự động hóa quá tình sản xuất: Lego-ERP Smart Factory được trang bị các ứng dụng IoT giúp tự động kiểm soát, tự động cảnh báo, và tự động điều khiển các máy móc, thiết bị, dây truyền trong quá trình sản xuất dược. 

Lego-ERP giúp giám sát tất cả các hoạt động từ mua hàng/nhập khẩu – lưu kho – phân phối, đấu thầu thuốc của các công ty phân phối thuốc, để hàng hóa lưu thông một cách nhanh chóng, liên tục và tức thời. Qua đó nhà quản lý đảm bảo hoạt động phân phối diễn ra xuyên suốt trong toàn hệ thống, kịp thời phát hiện và khắc phục vấn đề, từ đó giảm trừ rủi ro, tăng trưởng về doanh số và lợi nhuận. Phần mềm quản lý phân phối dược được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, với đầy đủ các chức năng của một bộ phần mềm quản lý phân phối tiêu chuẩn  được thiết kế theo nghiệp vụ quản lý phân phối dược phẩm và đáp ứng các yêu cầu của GDP, GSP.

Phần mềm quản lý đại lý giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin đại lý, theo dõi quá trình đặt hàng và mua hàng của đại lý, theo dõi/kiểm soát doanh thu, công lợ của đại lý.

Phần mềm quản lý đấu thầu thuốc giúp doanh ghiệp quản lý được toàn bộ quá trình đấu thầu từ: chuẩn bị hồ sơ thầu, trào thầu, ký hợp đồng, quản lý tiến độ cung cấp, tiến độ thanh toán. Đây cũng sẽ là cơ sở dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp lưu lại thông tin về toàn bộ các đợt đấu thầu, ký hợp đồng, giúp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin.

Phần mềm quản lý kho dược cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ cho việc quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý/theo dõi hàng hóa trong kho, quản lý xuất/nhập/tồn kho. Chức năng quản lý kho dược được thiết kế phù hợp với các đặc thù riêng của nghiệp vụ quản lý kho dược và tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn GSP. Cung cấp khả năng tích hợp với các thiết bị đọc mã vạch, QR code giúp cho việc nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa trở lên dễ dàng và chính xác. Phần mềm còn cung cấp khả năng tích hợp với các ứng dụng, thiết bị IoT cho phép quản lý gián sát trực tiếp các điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,… trong kho và đưa ra cảnh báo khi phát hiện các điều kiện bảo quản không được đảm bao.

Cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhà cung cấp và toàn bộ quá trình mua hàng

Các bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *